Zeitverlust wirkt im Alltag oft kleiner, als er ist. Eine einzelne Rückfrage dauert vielleicht nur drei Minuten. Wenn sie jeden Tag mehrfach passiert und mehrere Personen betrifft, entsteht daraus ein spürbarer Aufwand.
Nicht schätzen, sondern beobachten
Für eine erste Einschätzung reicht oft eine einfache Beobachtung über einige Arbeitstage. Welche Aufgabe tritt auf, wer ist beteiligt, wie lange dauert sie und welche Unterbrechungen entstehen?
- Aufgabe konkret benennen
- Häufigkeit pro Woche erfassen
- Beteiligte Rollen notieren
- Ausnahmen und Rückfragen dokumentieren
- Prüfen, welche Schritte wirklich wiederkehrend sind
Warum reine Zeitrechnung nicht genügt
Automatisierung lohnt sich nicht nur über Minuten. Auch weniger Fehler, bessere Nachvollziehbarkeit, schnellere Rückmeldungen und klarere Zuständigkeiten können wichtig sein. Diese Effekte sollten trotzdem realistisch beschrieben werden.