Automatisierung verarbeitet häufig Informationen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind: Namen, Adressen, Vorgänge, Rechnungen, Termine oder Nachrichten. Datenschutz sollte deshalb nicht erst am Ende betrachtet werden, sondern von Anfang an Teil der Prozessplanung sein.
Datenflüsse sichtbar machen
Vor der Umsetzung sollte klar sein, welche Daten aus welchem System kommen, wohin sie übertragen werden, wer Zugriff erhält und wie lange Informationen benötigt werden. Ein Prozessdiagramm ist oft hilfreicher als eine abstrakte Technikbeschreibung.
Zugriffsrechte begrenzen
Automatisierungen sollten nur auf Daten zugreifen, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Rollen, Freigaben und Protokollierung helfen, Vorgänge nachvollziehbar zu halten.
- Hosting und Verarbeitung projektbezogen planen
- Sensible Entscheidungen mit menschlicher Freigabe versehen
- Fehler und Ausnahmen sichtbar machen
- Technische Dokumentation aktuell halten